企业部署OA系统,如何保证应用成功

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近几年迎来了协同OA办公系统的发展,并在应用、管理软件的汪洋大海中崭露头角。博思创伟团队成功服务过成千上万的客户,达到98%的应用率,100%的验收率,0失败案例,看似简单的数字,在国内协同管理软件市场普遍存在验收率不高、实施后缺乏有效推广、应用率低下、系统形同虚设的状况下,这无疑是个奇迹。博思创伟能获得这样的成绩从何而来呢? 
     除了有灵活易用、功能强大的产品支撑外,还有好的OA项目实施方法论、专家级的实施团队、成熟的管理工具、高层领导和技术工程师的重视与推进,博思创伟实施经理的要求是具备一定软件技术的、更强调非技术方面的顾问咨询、项目管理的综合素质很强的人才。有效控制项目质量、项目进度、带领团队成功完成项目实施,是博思创伟项目经理的职责,而不是合同签订下来,派个会用产品的低端技术员去装好产品就了事了。
协同OA办公系统成功投入使用的关键是要有优秀的实施计划,没有成熟的实施计划可能导致整个项目的停滞不前,博思创伟拥有自己的成熟协同管理实施计划论,为系统实施提供完整实施方案=标准化+个性化定制。
     协同OA办公软件在企业中的应用是一个复杂的系统工程,因为其不仅涉及软件产品、而且需规范企业各部门的业务流程;不仅涉及软件应用而且需协调组织;与财务软件或其它小型应用软件有本质的区别。企业要想用好企业管理软件必须进行系统实施。其在企业中的应用效果不仅取决于软件产品的质量,更重要的是对实施过程的控制。因为企业管理软件能否成功应用受诸多环节和诸多因素的影响,事先不进行充分的准备和周密的计划是不可能成功的。 
     博思创伟OA办公软件实施计划要点:明确目标,务实操作,贴身服务,细致实施。快速实施OA成功依靠四个主要的因素:实施角色(咨询顾问)、实施团队、实施工具、实施方法。专业咨询顾问通常会依据其本身所具有的丰富的行业及实施经验,遵循项目管理计划,科学周密地组织项目实施,按计划开展实施工作;同时,利用计划论定义的标准"实施工具"规范实施的流程,控制项目风险,在保证实施质量的前提下快速实现项目的预定实施目标,提高项目实施成功率。 
     博思创伟项目经理从软件应用的角度,帮助客户的应用价值最大化。项目经理总在想方设法使客户的OA系统发挥效益,而不是只要验收付款就万事大吉。同一个软件交给不同的企业去用,他们的应用效果绝不一样。项目经理的一个重要任务就是结合客户的实际业务情况,指导客户将已有功能用的炉火纯青,使普通用户能得到满足需求的、美观的、易用的、有创意的、灵活的、变通的功能应用,从而帮助客户实现系统应用效果最大化。 
     博思创伟项目经理从管理咨询的角度,帮助客户的应用效果最大化。每一个客户的实际管理情况都是不完全一样的,有共性,也有个性。如何去满足共性需求,同时也满足不同用户的个性需求呢?项目经理接受过多行业的管理理念的培训,了解多行业的办公模式和大致业务情况,在项目实施过程中,绝不仅是技术实现的角色,更重要的是非技术方面的顾问咨询的角色。项目经理从管理咨询的角度,结合客户的实际管理需求,主动帮客户去找管理上的应用点,让强大的产品和万变的管理结合起来,从而帮助客户实现系统应用效果最大化。  
     在项目启动和项目实施过程中,全方位、多角度的保持通畅的沟通,倾听客户需求,达成更多共识。和客户达成更多的共识,只会有利于双方的合作,有利于项目的成功实施。比如,产品化理论,博思创伟说服太多的客户和博思创伟一道坚持产品化的路线和服务,甚至有极少数偏离产品化路线的项目也在经历了诸多问题之后回到博思创伟的产品路线上来。达成更多的共识,使客户和博思创伟共同成长,一起擎起协同软件应用和服务的大旗。 
     取得客户关键 领导的支持:一方面领导干预或授权,推动项目按计划实施,而非不重视、任其发展甚至停滞不前;另一方面,推广系统,使系统能用起来,发挥效益最大化。这个过程也是促进客户的执行力的过程,保障了项目的成功实施,博思创伟一直在和每个客户分享项目实施经验和心得。 
      推广OA,是一把手工程,需要领导的重视与推进。要求员工使用OA。从另一方面说,领导自己要以身作则,改变传统的办公习惯。这里可能反过来了,员工希望领导能配合使用,否则大家都用不起来,因为领导没有批文件哪。(为什么说是一把手工程?因为OA是管理类软件,是对传统办公模式的变革,而能影响整个团队的办公模式的,只有一把手了。一把手不需事必躬亲,只是做三件事:挑得力助手;责令助手去全权实施、规划、推广OA;一把手自己带头使用。)  
      站在收益的高度来看待OA实施,就是说实施OA就是要有收益的,否则我们为什么要投资呢;既然是有收益的,那么我们可以分步推进,每一步都要产生阶段成果。比如制定推广计划,从几月份开始,不再发纸质通知或公文,全在OA中获取信息或审批文件。   
      不要指望以后用起来。软件应用的特征就是这样的,只要在开始推进的时候不用,那么以后基本上就捡不起来了。纵观十多年来国内绝大多数软件项目实施的经验,这一规律基本上无甚例外。   
      不怕“出乱子”,避免消极管理,而要积极管理,先放后收,保护和促进基层员工的积极性。(消极管理的逻辑是——某些应用可能会带来一些乱子,那么一刀切,大家都不要用了;积极管理的逻辑是——某些应用即使可能带来一些负面的效果,但是为了信息化发展、为了办公效率的提高、为了组织整体能力的提升,我们还是要将这些功能用起来,只是多一些管理而已。负责人的智者会选择积极管理。)比如论坛、即时沟通、视频文件等等,从兴趣开始推进OA的应用。 
      协同办公系统用得非常成功的案例是很多的,所以不要有什么顾虑。比如一年节约办公成本上百万,同时有四五百人在线,用户对OA有很大的依赖性,如果哪一天不能上OA了,工作就会受影响、工作非常不适应等,那么则说明这个协同办公系统应用已经成功了。

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